NormaSuite

Paso 1Abra su navegador y vaya a normasuite.net. Haga clic en Iniciar sesión en la página principal.

Paso 2Ingrese el correo electrónico y la contraseña proporcionados por JUSAVA.NET. En su primer acceso, deberá cambiar la contraseña provisional.

Paso 3Seleccione la empresa con la que desea trabajar. Si su cuenta administra múltiples empresas (plan multi-empresa), verá un selector de empresa al iniciar sesión.

Paso 1Al iniciar por primera vez, el sistema mostrará el asistente de configuración inicial. También puede acceder a él en Configuración → Empresa.

Paso 2Ingrese los datos básicos: razón social, NIT, dirección sede principal, teléfono, representante legal y correo electrónico corporativo.

Paso 3Ingrese el CIIU (código de actividad económica), el número de trabajadores y el nivel de riesgo (I, II, III, IV o V). Con esta información, el sistema determina qué estándares mínimos aplican según la Resolución 0312 de 2019.

Paso 4Cargue el logo de la empresa y configure los datos del membrete: estos aparecerán en todos los documentos y formatos generados por NormaSuite.

Paso 5Defina el responsable del SG-SST en la empresa (coordinador o vigía de SST) con sus datos de contacto. Esta persona recibirá las notificaciones del sistema.

Paso 1Acceda a SG-SST → Estándares mínimos. Verá los 7 ciclos del SG-SST organizados en el ciclo PHVA: Planear, Hacer, Verificar y Actuar. El puntaje total es de 100%.

Paso 2Haga clic en cualquier estándar para ver su descripción normativa, el peso porcentual y las evidencias requeridas para acreditarlo (documentos, registros, programas).

Paso 3Para marcar un estándar como cumplido, haga clic en él y suba el documento o registro que lo evidencia. El sistema acepta PDF, Word, imágenes y Excel. Una vez cargada la evidencia, cambie el estado a Cumple.

Paso 4El semáforo de cumplimiento en la parte superior muestra el puntaje acumulado: rojo (0-60%: crítico), amarillo (61-85%: moderado), verde (86-100%: aceptable). Apunte siempre al nivel aceptable para evitar sanciones del Ministerio de Trabajo.

Paso 5Los estándares que no aplican por el tamaño o nivel de riesgo de la empresa están marcados como N/A y no afectan el puntaje. Verifique estas excepciones con su asesor de SST.

Paso 1Acceda a SG-SST → Plan anual de trabajo. Si es el primer año, haga clic en Crear plan anual y seleccione el año vigente.

Paso 2El sistema propone una plantilla de actividades basada en el nivel de riesgo y el puntaje actual del SG-SST. Puede aceptar las sugerencias o personalizarlas según las necesidades de la empresa.

Paso 3Para cada actividad, defina: nombre de la actividad, objetivo, responsable, mes de ejecución (puede ser mensual, trimestral o semestral), recursos necesarios (presupuesto en pesos) y el indicador de cumplimiento.

Paso 4Durante el año, actualice el porcentaje de cumplimiento de cada actividad mes a mes. El sistema genera automáticamente gráficos de avance del plan.

Paso 5Exporte el plan anual en formato Word o Excel con el membrete de la empresa para presentarlo ante la ARL o en visitas de inspección del Ministerio de Trabajo.

Paso 1Acceda a PESV → Requisitos. Los 57 requisitos están organizados en los 4 pilares del PESV. Cada requisito muestra su peso, las evidencias requeridas y el estado actual.

Paso 2Comience por el Pilar 1: Fortalecimiento institucional. Aquí debe evidenciar la política de seguridad vial firmada por la alta dirección, el comité de PESV y el plan de acción.

Paso 3En el Pilar 2: Comportamiento humano, registre las capacitaciones de manejo defensivo realizadas, las pruebas de aptitud de conductores y los programas de control de fatiga y somnolencia.

Paso 4En el Pilar 3: Vehículos seguros, suba los registros de mantenimiento preventivo de la flota vehicular, las listas de chequeo diario y las revisiones técnico-mecánicas vigentes.

Paso 5NormaSuite calcula automáticamente el nivel de madurez del PESV: Básico, Estándar o Avanzado. Las empresas de mayor riesgo vial deben alcanzar el nivel Avanzado.

Paso 1Acceda a SGI → Documentos. Verá el listado maestro de documentos con: código, nombre, versión, fecha de vigencia y estado (vigente, en revisión, obsoleto).

Paso 2Para crear un nuevo documento, haga clic en + Nuevo documento. Seleccione el tipo (política, procedimiento, instructivo, formato), ingrese el código y el nombre, y suba el archivo.

Paso 3Cuando un documento necesita actualizarse, créelo como nueva versión. El sistema mantiene el historial de versiones anteriores y marca el documento más reciente como vigente.

Paso 4Para registrar una inspección, vaya a SGI → Inspecciones → Nueva inspección. Seleccione el tipo de inspección, el área inspeccionada, registre los hallazgos y asigne acciones correctivas con responsables y fechas.

Paso 1Desde el menú superior, haga clic en el selector de empresa (aparece el nombre de la empresa activa). Se desplegará la lista de todas las empresas bajo su gestión.

Paso 2Seleccione la empresa con la que desea trabajar. Todos los módulos (SG-SST, PESV, documentos) mostrarán la información de esa empresa específica.

Paso 3Para agregar una nueva empresa cliente, vaya a Administración → Empresas → Agregar empresa e ingrese los datos corporativos. Cada empresa tiene un acceso independiente para su personal si así lo desea.

Paso 4El Dashboard consolidado muestra el estado de cumplimiento de todas las empresas en una sola vista, permitiendo identificar cuáles necesitan atención prioritaria.

Paso 1Acceda a Documentos → Generar documento. Seleccione el tipo de documento a generar de la biblioteca de plantillas: política SST, procedimiento, matriz de peligros, programa de capacitación, etc.

Paso 2El sistema carga automáticamente los datos de la empresa en el documento. Revise y personalice el contenido específico de cada sección usando el editor en línea.

Paso 3Haga clic en Generar PDF. El documento se producirá con el membrete, logo, firma digital del representante legal y todos los datos de la empresa configurados.

Paso 4El documento generado queda guardado automáticamente en el módulo de documentos del SGI vinculado a la empresa y al estándar correspondiente del SG-SST.

Paso 1Acceda a Diagnósticos → Nueva autoevaluación. Seleccione el año de evaluación y el tipo (SG-SST, PESV o SGI).

Paso 2Responda cada ítem de la autoevaluación: Cumple, Cumple parcialmente o No cumple. Para los ítems que cumple parcialmente o no cumple, ingrese el plan de mejora con responsable y fecha.

Paso 3Al finalizar, el sistema calcula el puntaje total y genera el Informe de autoevaluación en PDF para presentar a la ARL y archivar como evidencia de cumplimiento.

Paso 4El diagnóstico queda almacenado en el histórico, permitiendo comparar el avance año a año y evidenciar la mejora continua del sistema.

Paso 1Acceda a Reportes en el menú lateral. Seleccione el tipo: Avance SG-SST, Avance PESV, Informe ejecutivo o Reporte por empresa (multi-empresa).

Paso 2Defina el período del reporte y haga clic en Generar reporte. El informe incluye: puntaje actual vs. período anterior, estándares cumplidos/pendientes, acciones de mejora en curso y gráficos de tendencia.

Paso 3Exporte el reporte en PDF con el membrete de la empresa para presentarlo en las reuniones del COPASST o enviarlo a la ARL como evidencia de seguimiento al sistema.