NormaAudit

Plataforma de auditorías internas multi-sistema: Trinorma ISO 9001 · 14001 · 45001, PESV Res. 40595/2022 y SG-SST Res. 0312/2019 · Manual de usuario v1.0 · 2026

Acceso al sistema

NormaAudit es la plataforma de JUSAVA.NET para gestionar el ciclo completo de auditorías internas de sistemas de gestión. A diferencia de una lista de chequeo en Excel, el sistema calcula la calificación con los pesos oficiales de cada norma, obliga a justificar los requisitos que no aplican, documenta cada hallazgo con el documento de control de Acción Correctiva, Preventiva y de Mejora, y genera los informes firmados listos para la revisión por la dirección o el organismo certificador.

URL de acceso: https://audi360.jusavapi.com

Usuario administrador: el correo que JUSAVA.NET registre al activar la licencia

Contraseña: provisional entregada con la activación; se cambia en el primer ingreso

Paso 1Abra su navegador y diríjase a audi360.jusavapi.com. Ingrese su correo y la contraseña asignada.

Paso 2Al entrar verá la barra lateral con los módulos agrupados en General (Dashboard, Programas, Planes, Checklists), Auditoría (Auditorías, Hallazgos, CAPA, Informes) y Gestión (Auditores, Configuración). Los contadores junto a cada módulo muestran el trabajo pendiente en tiempo real.

Paso 3En la parte superior de la barra puede cambiar la empresa activa si su licencia gestiona varias organizaciones. El botón « colapsa la barra a solo iconos cuando necesite más espacio de trabajo.

Configuración inicial

Antes de programar la primera auditoría conviene dejar cargada la estructura de la organización. Esta configuración alimenta los filtros del tablero, los informes y la asignación de responsables de cada hallazgo.

Paso 1Vaya a Configuración → Empresas y registre la organización: razón social, NIT, dirección y representante legal. Estos datos aparecen en la portada de todos los informes.

Paso 2Agregue las sedes de la empresa (sede principal, obras, sucursales). Cada auditoría puede acotarse a una sede específica.

Paso 3En Configuración → Procesos cargue el mapa de procesos de la organización: gerencia, calidad, compras, gestión humana, SST y medio ambiente, comercial, financiero, operaciones. Cada hallazgo se asocia al proceso responsable.

Paso 4En Configuración → Usuarios cree las cuentas del equipo y asigne el rol correspondiente. Puede cargar la firma escaneada de cada auditor para que aparezca en los informes.

Paso 5Revise la matriz de permisos en la misma sección para confirmar qué puede hacer cada rol antes de dar acceso al equipo.

Programas y plantillas de evaluación

El módulo Programas administra las plantillas de requisitos que se usarán al auditar. NormaAudit trae precargadas las plantillas oficiales de cada sistema, y el auditor puede versionarlas sin perder el histórico de las auditorías ya realizadas.

Sistema	Contenido precargado
Trinorma ISO	Requisitos de ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 e ISO 45001:2018 por cláusula, más la matriz de requisitos comunes de la estructura de alto nivel (Annex SL) para auditar las tres normas de una sola pasada.
SG-SST	Las tres tablas de la Resolución 0312 de 2019: 7 estándares (≤10 trabajadores, riesgo I-III), 21 estándares (11 a 50 trabajadores) y los 60 estándares con los pesos oficiales que suman 100 puntos.
PESV	Los 24 pasos de la Resolución 40595 de 2022 organizados en las 4 fases del ciclo PHVA, con los niveles de diseño Básico, Estándar y Avanzado.
Auditoría Integral	Evaluación consolidada que reúne varios sistemas en un solo ejercicio.

Paso 1Abra Programas y seleccione el sistema. Verá las plantillas disponibles con su estado: Activa, Borrador o Histórica.

Paso 2Para modificar una plantilla que ya se usó, utilice Duplicar: el sistema crea una versión nueva y conserva la anterior como histórica, de modo que las auditorías pasadas mantienen su calificación original.

Paso 3En Ponderaciones puede ajustar el peso de cada requisito. Solo el administrador puede hacerlo y todo cambio queda registrado en el historial con usuario, fecha y valor anterior.

Paso 4Use Exportar para descargar la plantilla en JSON y conservarla como respaldo o compartirla entre licencias.

Planes y programación de auditorías

El módulo Planes reúne el programa anual y cada plan individual. Desde aquí se define qué se audita, cuándo, con qué criterios y con qué equipo.

Ciclo de auditorías con código, estado y calificación

Paso 1En Planes → Nuevo plan indique el título, la norma, la empresa y la sede, la fecha programada y la duración estimada.

Paso 2Redacte los objetivos, el alcance y los criterios (normas y requisitos legales aplicables). Estos tres textos se imprimen literalmente en las secciones 2, 3 y 6 del informe.

Paso 3Asocie los procesos que serán auditados y asigne el auditor líder y los auditores de apoyo.

Paso 4Al crear la auditoría desde el plan, el sistema asigna el código consecutivo con formato AUD-AAAA-NNN y resuelve automáticamente qué plantilla aplica según el número de trabajadores, la clase de riesgo o el tamaño de la flota.

Paso 5Use la vista de calendario para ver el programa anual y detectar solapamientos entre auditorías.

Centro de Evaluación y Cumplimiento

Es el módulo donde se ejecuta la auditoría. Reúne los cuatro sistemas en un solo espacio y guarda cada respuesta automáticamente: no existe un botón "guardar" que se pueda olvidar.

Centro de Evaluación con las plantillas del SG-SST

Estados de evaluación

Estado	Efecto en la calificación
Cumple	Otorga el puntaje máximo del requisito.
Cumple parcialmente	Otorga el porcentaje que defina el auditor, solo en los requisitos que lo permiten.
No cumple	Cero puntos. El sistema exige registrar el hallazgo asociado.
No aplica	Se excluye del denominador. La justificación es obligatoria y queda en el historial.
Pendiente	Permanece en el denominador con cero puntos hasta que se concluya.

Paso 1Seleccione el sistema (Trinorma, PESV, SG-SST o Integral) y, si aplica, el sub-filtro: norma individual o requisitos integrados en ISO; clasificación 7/21/60 en SG-SST; nivel de diseño en PESV.

Paso 2Elija la auditoría activa en la franja superior. Si aún no existe, créela allí mismo con el botón correspondiente.

Paso 3Evalúe cada requisito con los botones de estado. La franja de indicadores de la parte superior actualiza en tiempo real la calificación, el conteo por estado y los hallazgos abiertos.

Paso 4Adjunte la evidencia de cada requisito: archivo (documento, foto, acta) o enlace, con título y descripción. La evidencia queda vinculada al requisito y aparece referenciada en el informe.

Paso 5Use Observación para las notas del auditor, Hallazgo para abrir una no conformidad y Acción de mejora para registrar una oportunidad. Ver historial muestra quién evaluó ese requisito y cuándo.

Hallazgos y documento de control AC, AP y AM

Cada hallazgo se documenta con los 25 ítems del documento de control de Acción Correctiva, Preventiva y de Mejora, y recibe un número consecutivo que lo acompaña por todo el ciclo, incluida su acción CAPA.

Ficha del hallazgo con los 25 ítems del documento de control

Clasificaciones disponibles

No conformidad mayor — incumplimiento que compromete la capacidad del sistema de lograr los resultados previstos.
No conformidad menor — desviación puntual que no compromete el sistema completo.
Observación — situación que podría convertirse en no conformidad si no se atiende.
Oportunidad de mejora — posibilidad de elevar el desempeño más allá del requisito.
Fortaleza — práctica destacada que conviene documentar y replicar.
Incumplimiento legal — desviación frente a un requisito normativo de obligatorio cumplimiento.

Paso 1Registre el hallazgo desde el Centro de Evaluación (botón Hallazgo del requisito) o desde Hallazgos → Nuevo hallazgo.

Paso 2Diligencie la ficha por secciones: identificación (fecha, quién identificó, numeral, tipo de acción, fuente, sede-proyecto-proceso), descripción objetiva del hallazgo y análisis de causas (metodología, causas, si cambian los peligros o aspectos y si se requieren nuevos controles).

Paso 3Registre la corrección inmediata, el plan de acción, los responsables y la fecha de cierre propuesta. Los campos de seguimiento y eficacia quedan abiertos para diligenciarse después.

Paso 4Marque Crear acción CAPA para que la acción nazca vinculada al hallazgo conservando su número consecutivo.

Paso 5Desde el menú ⋮ de cada hallazgo elija Ver ficha del hallazgo para revisar el documento completo en pantalla, editarlo o descargarlo en PDF con la imagen institucional.

Acciones CAPA y análisis de causa raíz

El módulo CAPA lleva cada acción desde el análisis de la causa hasta la verificación de su eficacia. Incluye cinco metodologías de análisis que conviven en la misma acción y se pueden graficar.

Análisis de causa raíz con diagrama de Ishikawa

Metodologías disponibles

Cinco porqués — cascada de preguntas encadenadas hasta la causa raíz.
Diagrama de Ishikawa — espina de pescado por categorías: mano de obra, método, máquina, material, medición y medio ambiente.
Diagrama de Pareto — frecuencias ordenadas con línea de porcentaje acumulado y regla 80/20.
Árbol de causas — despliegue jerárquico de causas y subcausas.
5W2H — matriz qué, por qué, dónde, cuándo, quién, cómo y cuánto.

Paso 1Abra la acción desde CAPA → Gestionar. En la pestaña de análisis seleccione la metodología y diligencie sus campos.

Paso 2Cambie a la vista Diagrama para ver el gráfico generado con sus datos. Con Generar gráfica (PNG) lo descarga, y con Adjuntar a evidencias lo guarda como soporte de la acción.

Paso 3Registre las tareas del plan con responsable y fecha; cada una se marca como completada de forma independiente.

Paso 4Al implementar, complete el seguimiento: fecha, resultado observado y controles implementados.

Paso 5Cierre la acción registrando la evaluación de eficacia con su fecha y comentarios. El sistema no permite cerrar una acción sin este registro.

Informes y fichas en PDF

NormaAudit genera dos documentos distintos, ambos con la imagen institucional de la organización.

Informe de auditoría

Documento ejecutivo con portada, resumen para la alta dirección, objetivos y alcance, método de evaluación, lugar y equipo auditor, documentación aplicable, requisitos evaluados, hallazgos referenciados H-01 en adelante, plan de mejoramiento, conclusiones, dictamen y firmas. En auditorías de SG-SST incluye el desempeño por ciclo PHVA con la valoración oficial: Crítica, Moderadamente aceptable o Aceptable. Se genera en PDF y en Excel, con control de versiones.

Ficha de control de hallazgos

Réplica en PDF del documento de control de Acción Correctiva, Preventiva y de Mejora, con los 25 ítems diligenciados. Puede descargarse para un hallazgo específico o como consolidado, con una página por hallazgo.

Paso 1En Informes → Nuevo informe seleccione la auditoría y redacte el resumen ejecutivo, las conclusiones y las recomendaciones.

Paso 2Pulse Regenerar. El sistema muestra el estado real del proceso (Preparando, Generando, Completado) y aumenta el número de versión.

Paso 3Use Ver PDF o Descargar Excel para obtener el informe. Cada regeneración conserva el histórico de versiones.

Paso 4En la tarjeta superior seleccione un hallazgo y pulse Ver ficha PDF, o Todas las fichas para el consolidado completo.

Tablero de indicadores

El tablero resume el estado del sistema de gestión en tiempo real y permite filtrar por sistema, empresa, sede y periodo.

Tablero con relojes indicadores, barras 3D y línea de tiempo

Relojes indicadores con bandas de riesgo para el cumplimiento general, el cierre de hallazgos y el avance de las acciones CAPA.
Barras tridimensionales con los hallazgos abiertos por clasificación y la calificación de cada auditoría activa.
Línea de tiempo del programa con las auditorías ejecutadas y programadas sobre el eje temporal y la marca del día actual.
Tendencia de hallazgos de los últimos doce meses y bitácora de actividad con la trazabilidad de cambios.
Las tarjetas de auditorías activas, hallazgos abiertos y CAPA vencidas abren el detalle en un panel lateral.

Roles, permisos y trazabilidad

NormaAudit maneja ocho perfiles con permisos verificados tanto en la interfaz como en el servidor. Ningún usuario puede ejecutar por otra vía una acción que su rol no permite.

Rol	Alcance
Superadmin	Administración total de la licencia y de todas las empresas.
Admin SIG	Configura plantillas, ponderaciones, usuarios y procesos; cierra y reabre auditorías.
Auditor líder	Planifica, ejecuta y cierra sus auditorías; registra hallazgos y aprueba acciones.
Auditor de apoyo	Evalúa requisitos y registra evidencias en las auditorías asignadas.
Responsable de proceso	Gestiona los hallazgos y acciones de su proceso.
Alta dirección	Consulta el tablero, los informes y el estado consolidado del sistema.
Empresa auditada	Acceso acotado a los resultados de su propia organización.
Consulta	Solo lectura.

Cierre y reapertura de auditorías

CierreAl cerrar, el sistema verifica que no queden requisitos pendientes ni hallazgos abiertos y exige la contraseña del auditor como confirmación. Una auditoría cerrada no admite modificaciones.

ReaperturaSolo los roles autorizados pueden reabrirla, indicando el motivo. La reapertura queda registrada con usuario, fecha y justificación.

Historial de cambios

Cada evaluación, cambio de ponderación, movimiento de requisito, cierre y reapertura queda registrado con usuario, fecha y valor anterior. El historial puede consultarse desde cada requisito, desde la auditoría y desde la bitácora del tablero.